Для любого бизнеса, вне зависимости от его размера, очень важно грамотно и корректно вести бухгалтерский, и на его основании, налоговый учет. Если такая работа не будет вестись в компании, или ей не будет уделяться должное внимание, это может привести к различным проблемам и серьезно усложнит ведение хозяйственной деятельности. Но как выработать грамотную политику организации по ведению бухгалтерского учета? С какими рисками и неприятными последствиями можно столкнуться? Какие приемы могут улучшить ситуацию с бухгалтерским и налоговым учетом на предприятии и минимизировать риски? Обо всём этом мы поговорим в рамках данной статьи.
С какими рисками можно столкнуться при ведении бухгалтерского учета?
Даже с грамотно организованным бухгалтерским учетом есть определенные риски для компании и ее сотрудников, а если говорить о «среднестатистической» фирме, где учет ведется без специально разработанной стратегии и утвержденных положений, таких рисков может быть очень много. Вот наиболее распространенные из них:
- технические ошибки в документах – очень часто встречающаяся и наименее опасная категория бухгалтерских рисков. Даже самый опытный бухгалтер может допускать в свой работе случайные неточности (например, лишний ноль, запятая в числе поставлена не там проставлена неправильная категория операции и пр.). Обычно такие ошибки достаточно легко выявить и исправить, и даже неисправленные они редко серьезно влияют на отчетность и приводят к негативным последствиям. Однако искать и исправлять неточности нужно регулярно;
- ошибочное оформление документов из-за незнания требований и правил – законодательство постоянно меняется, и сфера бухгалтерского учета – не исключение. Если ответственный сотрудник не следит за нововведениями, он может не знать, как правильно заполнить ту или иную форму, как составить документ и т. д. В результате это может приводить к различным негативным последствиям: штрафам, доначислению налогов и прочим санкциям, не говоря уже о затратах времени на повторную подготовку и подачу документов. Потому бухгалтер доложен регулярно следить за обновлениями законодательства и своевременно вносить необходимые правки;
- отсутствие необходимых подтверждающих документов – весь бухгалтерский учет основан на наличии необходимых первичных документов, подтверждающих ту или иную операцию. Например, если речь идет о договоре поставки, должен быть акт приемки, товарно-транспортная накладная и т. д., для списания средств за командировку – чеки и приказ о командировке и т. д. Если же каких-либо бумаг из первички не хватает, бухгалтерский отчет не будет полным, и это может быть выявлено при ближайшей проверке и может привести к неприятностям для компании, включая крупные штрафы;
- ошибки при расчетах – не всегда данные из первичных документов напрямую переносятся в бухгалтерскую отчетность. Нередко перед внесением нужно проводить расчеты, которые могут быть достаточно сложными: нужно учитывать различные коэффициенты, условия, нюансы. Всё это может приводить к возникновению ошибок, выявить которые намного сложнее, чем в первичной документации. В результате это может привести к неприятным последствиям для компании. Чтобы избегать подобных рисков в бухгалтерском учете, рекомендуется пользоваться автоматическими средствами ведения учёта и несколько раз проверять ключевые показатели;
- ошибочные проводки – даже если всё учтено и подсчитано верно, никто не застрахован от того, что платеж по ошибке уйдет не туда, куда должен. Такие неточности приводят, во-первых, к конфликтам с целевыми адресатами платежей, ведь они не получают средства, во-вторых, отнимают много времени: нужно найти ошибку, дождаться, пока платёж вернется, отправить его повторно и убедиться, что в этот раз он ушел по назначению. Грамотные системы автоматического ведения бухгалтерского учета с регулярными обновлениями реквизитов обычно спасают от подобных ошибок, но всё равно они вероятны.
Как видно, компания может сталкиваться с определенными рисками на всех этапах ведения бухгалтерского учета, и нужно стремиться минимизировать вероятность их возникновения.
Порядок организации бухгалтерского учета
Для того чтобы избежать наиболее распространённых ошибок и обеспечить грамотное ведение бухгалтерского учета, необходимо следовать определенным рекомендациям:
- за ведение учета должен отвечать один человек – даже если предприятие достаточно крупное, должен быть назначен сотрудник, который ответственный за ведение учета. Естественно, он может делегировать свои полномочия другим коллегам, но ответственность должна быть на нем. Обычно это главный бухгалтер компании. Такой подход позволяет четко распределить обязанности и исключить ситуации, когда несколько сотрудников перекладывают естественность друг на друга, а в результате учёт должным образом не ведется;
- должна быть утверждена процедура внесения информации в бухгалтерские документы – для любой операции необходимо утвердить перечень необходимых первичных документов, сроки внесения, необходимую информацию и прочие сведения, которые должны вноситься в бухгалтерский учёт. Лучше всего ориентироваться на официальные требования законодательства, которые могут быть адаптированы к особенностям конкретного предприятия;
- рекомендуется использовать специальные программные комплексы для ведения бухгалтерского учета – конечно, пока никто не запрещает вести бухгалтерию в бумажном виде, но поскольку сейчас всё переходит в электронную форму, то внедрение современных технологий и специального программного обеспечения позволит существенно упростить ведение бухгалтерского учета. Кроме того, подобные программы позволяют избежать большинства типичных ошибок, которые допускают бухгалтеры, ведущие отчетность без подобных средств;
- периодически пользуйтесь услугами аудитора – чтобы удостовериться, что в компании всё ведется правильно, можно привлечь стороннего профессионального аудитора. Такой специалист, проведя проверку того, как ведется бухгалтерский учет, укажет на недостатки и подскажет, как оптимизировать деятельность в этой сфере. Это поможет избежать проблем и рисков в будущем.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете существенно снизить вероятность возможных бухгалтерских ошибок и минимизировать их негативные последствия для компании.
Заключение
Для того чтобы в компании бухгалтерский учет велся грамотно, необходимо его правильно организовать и следовать определенным рекомендациям. Это поможет избежать распространенных ошибок и сведет к минимуму риски, вызванные подобными ошибками.
